Quel compte de charge comptable pour un abonnement logiciel cloud SaaS ?

Une question pour les comptables : quel compte de charge doit-on déclarer les logiciels achetés par l’entreprise ? Si la réponse était plutôt simple dans les années 1990 et 2000, l’avènement des solutions en ligne de type SaaS ou cloud changent la manière de comptabiliser ces dépenses. Achat, abonnement, location ou maintenance, l’utilisation d’un logiciel n’est pas comptabilisé de la même manière, selon s’il est acheté avec un ordinateur, à part du PC ou dans le cadre d’un contrat de service qui définit la durée pendant laquelle on pourra profiter du logiciel en ligne (mode SaaS) ou sur le poste (Adobe Creative Cloud, par exemple).

Ces réponses se basent sur le Recueil des normes comptables, en date du 16 février 2017, par l’ANC (Autorité des Normes Comptables). Les comptes indiqués sont ceux du Plan Comptable Général (PCG), la bible de tout comptable.

Pour simplifier, l’achat d’un logiciel est une immobilisation alors qu’un abonnement cloud est une charge.

Achat de logiciel autonome

On entend par logiciel autonome, une licence logicielle indépendante du matériel informatique acquis par l’entreprise. Par exemple, l’achat d’un ordinateur portable et d’une licence antivirus, vendue en boite, à usage interne (on-premise). Dans ce cas, il faut comptabiliser l’achat du logiciel autonome dans le compte 205. Et bien sûr le compte 44562 « TVA sur immobilisations » si l’entreprise peut récupérer la TVA.

Achat d’un logiciel avec du matériel

L’acquisition d’un logiciel qui est préinstallé avec la machine, et qui ne peut donc pas être séparé du hardware, est comptabilisé comme le matériel informatique, dans le compte 2183. L’exemple le plus courant est celui du système d’exploitation Microsoft Windows qui est préinstallé en OEM par les constructeurs d’ordinateurs (Dell, Asus, Toshiba…).

Utilisation d’un logiciel cloud ou SaaS

Le mode SaaS (à différencier d’une plateforme IaaS ou PaaS) n’est pas achat de licence d’exploitation. Il s’agit d’un droit d’utilisation d’un logiciel hébergé sur la plateforme de l’éditeur qui reste propriétaire du software en question (abonnement Microsoft Office 365, Google Apps for Work G Suite, Dropbox Business…). Ce droit d’utilisation s’apparente à une location, soit le compte 613. Une charge, puisque l’entreprise n’achète aucun bien.

Logiciel open source gratuit

Open source ne signifie pas forcément gratuit mais lorsque c’est le cas, il n’y a rien à entrer en comptabilité. Cependant, ces logiciels peuvent s’accompagner de formations ou d’options payantes, des dépenses à prendre en compte.