Les entreprises, associations et autres organisations qui utilisent la suite Office 365, maintenant appelée Microsoft 365, pour gérer leurs comptes utilisateurs, leurs comptes de messagerie, leurs équipes Teams et les accès SharePoint doivent définir qui peut gérer tout cela. Un ou plusieurs administrateurs sont donc désignés pour gérer l’ensemble, ou une partie, de ces accès. Dans le cas d’une petite organisation (TPE, profession libérale, association), il n’y a pas toujours une personne responsable de l’informatique. Pour ces entreprises qui sous-traitent la gestion des outils informatiques à un prestataire externe, il est possible de déléguer l’administration et la gestion de la suite Microsoft 365 sans faire partie de la structure.
Ce tutoriel explique comment créer un compte de gestion Microsoft 365 (ex Office 365) pour un utilisateur externe à la société. Ainsi, un administrateur externe tel qu’un prestataire informatique pourra gérer les comptes Teams, les boites mails Outlook et les partages SharePoint. De plus, inutile d’attribuer une licence payante à cette personne, Microsoft donne la possibilité de déléguer gratuitement la gestion de son admin M365 sans devoir payer pour cet accès à un tiers de l’organisation.
Créer un administrateur externe pour Microsoft 365 / Office 365
1. Se connecter à l’admin Microsoft 365 avec un compte administrateur.
2. Dans le menu de gauche, aller sur Utilisateurs, Utilisateurs actifs et cliquer sur « Ajouter un utilisateur » :
3. Renseigner les informations du contact (Prénom, Nom) et son nom d’utilisateur / adresse e-mail. Préciser un mot de passe ou laisser l’assistant en générer un.
4. Cocher la ligne « Créer un utilisateur sans licence de produit » car il n’y a pas besoin d’attribuer une licence à cet utilisateur externe puisqu’il ne fera que gérer les services Microsoft 365, sans les utiliser.
5. A l’écran suivant, dérouler le bloc « Rôles (Utilisateur : pas d’accès administrateur) » pour cocher la ligne « Accès au centre d’administration » ainsi que que les rôles à attribuer à cet administrateur externe :
- Administrateur Exchange
- Administrateur SharePoint
- Administrateur Teams
- Administrateur de l’utilisateur
- Administrateur du service de support
- Administrateur du support technique
- Administrateur général
- Lecteur général
6. Vérifier les paramètres à l’écran « Examiner et finaliser » avant de cliquer sur le bouton bleu « Terminer l’ajout » pour confirmer la création du nouveau compte.
7. Le nouveau compte administrateur est créé, la personne en question pourra donc gérer l’organisation depuis le centre d’administration Microsoft 365 sans avoir à lui payer une licence.
