La solution de gestion Microsoft 365 rassemble tous les outils pour la messagerie électronique Exchange, les partages SharePoint, la sécurité d’identification Entra ID, la communication et équipes Teams, etc. Depuis sa création en « Office 365 » et maintenant renommé Microsoft 365, de nombreuses fonctionnalités ont été ajoutées et il est parfois difficile de s’y retrouver dans les menus et options affichées, notamment pour convertir une mailbox en boite partagée.
Quand un salarié quitte une entreprise ou un membre d’une autre structure, on ne souhaite pas supprimer son compte pour conserver un historique, déléguer l’utilisation à une autre personne ou tout simplement continuer à recevoir les messages qui seront envoyés à l’adresse e-mail en question.
Parce que l’aide Microsoft n’est pas toujours très explicite et n’affiche pas de captures d’écran, ce tutoriel existe pour montrer comment convertir une boite mail d’utilisateur Microsoft 365 en boite aux lettres partagée. La migration d’une « User Mailbox » en « Shared Mailbox » permet en effet continuer à avoir accès à la messagerie et aux prochains courriels envoyés sur cette adresse, même si l’utilisateur ne fait plus partie de la société.
Bonus appréciable, une boite aux lettre partagée ne coûte pas de licence Microsoft 365. On peut donc conserver une adresse mail en boite partagée sans que cela ne coûte de l’argent à la société.
Convertir une boite mail utilisateur en boite aux lettres partagée sur Microsoft 365
1. Aller sur le Centre d’administration Exchange de Microsoft 365.
2. Dans le menu Destinataires et Boîtes aux lettres, cliquer sur la ligne d’un compte utilisateur pour en ouvrir les propriétés :
3. Aller sur l’onglet « Autres » :
4. Cliquer sur « Convertir en boite aux lettres partagée » :
5. Confirmer la conversion de la boite aux lettres ordinaire en partagée :
6. Un message indique que la conversion s’est bien déroulée.
7. La boite mail « UserMailbox » est devenue « SharedMailbox » :
Il est recommandé de retirer la licence Office 365 de l’utilisateur pour ne pas payer une licence sur cette boite qui continuera de fonctionner. Les boites partagées ne consomment pas de licence 365.
