La question revient régulièrement depuis quelques années, depuis que Microsoft a lancé son pack « Office 365 » en parallèle des versions habituellement nommées Office 2016, Office 2019, Office 2021. Faut-il acheter les logiciels Microsoft Office ou souscrire à un abonnement ? Une question en apparence facile à répondre mais qui cache de l’incompréhension face à deux produits identiques et pourtant commercialisés d’une manière différente par Microsoft.

office microsoft 365

D’un côté, nous avons le traditionnel logiciel que l’on achète une fois, que l’on utilise durant de nombreuses années, sans devoir payer à nouveau. De l’autre, un abonnement moins cher qu’un achat direct, on profite du logiciel mais tout s’arrête si on résilie l’abonnement au service. Remarque : le vrai pack Microsoft Office n’a jamais été gratuit, il ne faut pas confondre avec OpenOffice ou LibreOffice, ni faire d’amalgame avec une version piratée de MS Office.

D’un point de vue comptable, fonctionnalités et mises à jour, entre achat ou abonnement au pack Microsoft Office, quels sont les avantages et les inconvénients de chacun ?

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Microsoft Office : l’achat

Tous les deux ou trois ans, Microsoft déploie une nouvelle version améliorée de sa suite bureautique. Office 2016, Office 2019 et maintenant Office 2021, les logiciels Word, Excel, etc évoluent un peu à chaque fois avec de nouvelles fonctionnalités et des corrections par le biais de mises à jour.

Avantages d’un achat Office

1. On paie une certaine somme, une seule fois, et on en bénéficie durant des années.

2. Inutile de racheter le logiciel dans la nouvelle version, les documents créés avec Office 2021 s’ouvrent très bien avec Office 2007 et suivants, si tant est que le fichier n’utilise pas une fonction propre à une version plus récente.

3. Amortissement comptable sur plusieurs années.

Inconvénients d’un achat Office

1. Devoir racheter la nouvelle version pour avoir la nouvelle édition.

2. Offre logicielle moins complète mais les principaux Word, Excel, PowerPoint sont toujours présents.

3. Pas de stockage cloud OneDrive pour sauvegarder et partager ses documents.

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Microsoft 365 : l’abonnement

Depuis 2011, Microsoft propose une version sous abonnement pour recevoir les mises à jour des logiciels, aussi rapidement que possible.

Avantages d’un abonnement Office

1. Des mises à jour continuelles pour toujours avoir la version la plus récente.

2. Le stockage en ligne (cloud) OneDrive de 1 To pour des sauvegardes sécurisées.

3. Une dépense moins élevée au début, pratique pour tester

4. Peut-être plus intéressant d’un point de vue comptable, selon les situations.

5. Plus souple dans le cadre d’un travail saisonnier.

6. Gestion centralisée avec adresse e-mail personnalisée (entreprises et organisations).

7. Possibilité d’avoir un abonnement familial, 100€ pour 6 membres de la famille.

Inconvénients d’un abonnement Office

1. Etre obligé de payer en permanence pour continuer d’utiliser les logiciels Word, Excel, etc. Ainsi, se sentir bloqué et devoir payer « à vie » pour continuer d’utiliser les logiciels Office.

2. Des mises à jour répétées, qui

3. Des logiciels un peu trop connectés et qui ne plairont pas à tous.

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Avis

Ce n’est pas le nombre de + et de – qui vont faire la différence mais à voir quels points vous sont pertinents dans votre situation. A la maison ou en entreprise, chaque situation est différente et chacun y verra des points importants ou bloquants. Quoi qu’il en soit, les logiciels Microsoft Office sont incontournables et même si les alternatives gratuites existent (OpenOffice, LibreOffice), force est de constater que Word, Excel et Outlook restent des références dans le monde entier.

En entreprise, l’abonnement est presque devenu la norme, grâce à la messagerie électronique centralisée proposée par Microsoft pour attirer les anciens utilisateurs de Microsoft Exchange. En effet, les fonctionnalités se sont séparées entre la version « achetée et installée » et la version « en ligne » du serveur de messagerie. Une histoire qui avait fait grand bruit dans les années 2010 mais qui, aujourd’hui, a largement tourné à l’avantage de l’abonnement. Microsoft Exchange Online s’administre facilement, est plus souple et ne nécessite pas d’infrastructure matérielle pour fonctionner, tout en offrant une interconnexion complète avec postes de travail, smartphones et service web à tous les utilisateurs de l’entreprise.

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Et dans votre situation ?

Puisqu’il n’y a pas de réponse aussi simple que le choix 1 ou 2, chaque situation étant unique, nous vous proposons d’expliquer votre situation en créant un nouveau sujet sur le forum Windows Facile. En indiquant quelques détails, la communauté saura vous répondre en vous recommandant plutôt l’une ou l’autre manière d’obtenir les logiciels de la suite Microsoft Office.